Répondre au téléphone, rédiger un mail, signer un devis, le tout en avalant son café, quel pied de pouvoir accomplir plusieurs taches en même temps.
Ce qu’on appelle le multitasking est pour certains une preuve d’efficacité. Ce mythe est désormais contrebalancé par de nombreuses études pour se résumer à la meilleure manière de faire plein de choses inefficaces en même temps !
Notre cerveau ne sait faire bien qu’une seule chose à la fois. Pour preuve connaissez-vous le monkey businnes illusion ?
https://www.youtube.com/watch?v=IGQmdoK_ZfY
Comme le montre cette vidéo, notre concentration se focalise sur une et une seule tache. Aviez-vous vu le gorille, avez-vous vu la couleur du rideau changer ? Dans certaines vidéos, les participants changent également et pour autant il nous est quasi impossible de les repérer tant que nous sommes concentrés sur une seule et unique chose.
Les nouvelles technologies
Répondre à toutes les sollicitations de notre environnement, mail, tel, dossiers à rendre nous empêche totalement de se concentrer et donc de terminer la moindre tache. Pire le multitasking engendre des symptômes inattendus :
- Procrastination : quand la tâche devient trop longue, la tentation est grande de la remettre sans cesse au lendemain
- Stress
- Frustration : sensation d’accumuler énormément de tâches sans avancer
« Multitâche veut dire absence de concentration ! A cause des nouvelles technologies (smartphones, tablettes et la possibilité d’être joignable partout, tout le temps, il y a une hyperstimulation. Nous sommes tous concernés, le phénomène commence dès l’école et se poursuit au travail et à la maison.
Agir ? Réagir ?
Le multitasker passe son temps à vouloir éliminer la sollicitation donc une réponse est prise rapidement, sans prise de recul pour passer rapidement à la tache suivante.
Les réponses des multitaskers sont prises sans analyse ni stratégie, comme s’il était plus important de traiter rapidement l’info que de l’intégrer, la compiler et la connecter aux stratégies globales de l’entreprise.
Vous avez cette impression que certaines réponses de mail sont totalement hors sujet ? Ne cherchez pas plus loin, soit votre mail était imprécis soit votre interlocuteur a mis sa priorité dans le fait de répondre plutôt que d’apporter une réponse cohérente ans une sorte de jeu de la patate chaude.
Résultat, vous refaites un mail, votre interlocuteur vous répond une nouvelle fois et si peu que vous avez intégré plusieurs personnes, le sujet de départ devient incompréhensible pour le groupe. Au final ou est l’efficacité? C’est bien le niveau global de la qualité de l’entreprise qui se trouve lourdement affecté par le multitasking.
Le multitasker est imbuvable
« Les gens deviennent aussi super malpolis quand ils s’adonnent au multitasking ! » déplore Laurence Einfalt. Ils ne sont plus disponibles pour vous, ils sont scotchés à leur écran et ne vous regardent plus quand ils vous parlent. Comme les enfants devant leurs jeux vidéo qui ne vous regardent plus quand vous rentrez à la maison. »
Le multitasking rend idiot
Empiler des couches de taches successives épuise nerveusement. Le risque s’accroit de faire des erreurs.
Selon une étude publiée en 2010, on pourrait perdre jusqu’à 10 points de QI…
Sachez que le multitasking est réservé à une élite, seul 2% de la population aurait cette capacité.
Comment faire pour gagner en concentration ?
1/ débranchez
En standard, désactivez toutes les notifications sur les PC, tablettes et téléphones. Rien de pire que les fenêtres pop-up qui s’ouvrent toutes les 30 sec pour vous signifier l’arrivée d’un mail.
Utilisez dès que possible le mode avion quand vous avez besoin de vous concentrer. Vous avez le droit et même le devoir de vous focaliser sur une tache et une seule.
Des études ont démontré qu’on peut mettre jusqu’à 20 minutes pour retrouver une concentration optimale après avoir été dérangé.
Pour les sollicitations directes de vos collaborateurs, prononcez cette phrase courte pour ne pas perdre votre concentration.
Excuse(z)-moi, pour l’instant je ne suis pas disponible”, “je t’appelle dans 20 minutes pour régler ça, merci…”, “laisse-moi une demie heure pour faire avancer ce dossier urgent et on voit ça ensemble.”
2/ lisez vos mails à l’envers
Vous avez 80 mails non lus ? pas de panique. Commencez par les derniers arrivés. Vous vous apercevrez qu’en absence de réponse de votre part, des solutions ont été trouvées sans vous et vous pourrez effacer tout le fil de discussion. Félicitations, Vous venez de gagner au moins 15 minutes sans rien faire.
Pour éviter les fils de discussion de mail interminable, optez pour la règle suivante : Au bout de 3 mails, si les réponses ne conviennent pas, décrochez votre téléphone.
3/ Reconnectez-vous aux autres
Quand vous discutez avec quelqu’un, conservez la richesse de votre relation. Si vous intégrez de potentielles sollicitations extérieures vous casserez inexorablement le rapport que vous aurez mis tant de peine à créer. Il vous est sans doute déjà arrivé d’être dans une discussion et d’être interrompu par le téléphone de votre interlocuteur. Vous restez seul, à attendre la fin de la conversation. Que dit-il à votre retour ? « On parlait de quoi déjà ? »
Alors à moins de vouloir couper court à une discussion, laissez sonner votre téléphone, vous montrerez à quel point votre interlocuteur est important à vos yeux, il le remarquera et la qualité de la relation en sera grandement améliorée.
Vous aurez tout loisir de rappeler le personne vous ayant appelé en prenant bien sur le temps d’écouter son message. Et oui, c’est usant de devoir se répéter alors qu’on a pris la peine le plus souvent d’être synthétique.
Règle d’or : si on ne vous laisse pas de message, ne rappelez pas. Partez du principe que ce n’était ni important ni urgent.
Règle d’or N°2 : vous-même, laissez toujours un message.
4/ Découpez le mammouth
Quand la tentation est grande de remettre au lendemain, découpez la tâche en de multiples sous-taches. Chacune d’entre elle ne représentant qu’un temps cours de travail et de concentration. Vous pourrez prendre une pause après chacune d’entre elle. Notez votre avancement et chacune des taches terminées. Pour vous aider, des logiciels de mind mapping facilitent le découpage et la visibilité d’un projet.
5/ Prenez le temps pour vous
Notre capacité de concentration est de seulement 90 minutes et notre attention est à son maximum après 25 minutes d’une même activité. Puis, elle baisse peu à peu
Très souvent, nous décrochons avant, au bout de 40, 30 ou même 15 minutes. A ce moment-là, le raisonnement se ralentit, nous commençons à avoir des distractions, nous devons relire plusieurs fois la même phrase… le cerveau se fatigue et le travail produit n’est plus bon. Il ne sert à rien alors de s’acharner à continuer : il faut absolument faire une petite pause.
La pause peut être courte : 5 à 10 minutes si vous avez travaillé 40 à 50 minutes. Il suffit de se lever, de bouger un peu pour détendre ses muscles, de respirer à la fenêtre, d’aller boire un verre d’eau, de prendre un thé, de grignoter un bonbon…
