C’est la saison des entretiens individuels, comme chaque année vous allez vous demander combien de vos salariés vont ressortir frustrés, incompris par l’exercice de style.
95% des managers ne sont pas satisfaits du système d’entretien annuel. Entre 60 et 70% des employés considèrent que c’est une perte de temps et 70% des responsables RH estiment qu’il est inefficace.
Pour autant, faut il le condamner et en finir avec l’entretien? Mal compris, mal préparé par les entreprises et les collaborateurs, il génère davantage de stress que d’échange constructif. Les pratiques RH évoluent ; il n’est pas rare de rencontrer des entreprises qui se sont littéralement débarrassées de l’entretien annuel. Facile à dire mais par quoi on le remplace alors et quelles sont ces innovations RH ?
De prime abord, la vertu principale de L’entretien annuel était de précipiter un rendez-vous nécessaire pour faire l’état des lieux de la carrière et fixer des objectifs pour l’avenir.
Or on ne parle plus vraiment de carrière à l’heure ou l’activité professionnelle est en pleine mutation, les salariés changent bien plus facilement d’entreprise ou de métier. Ainsi, l’entretien est souvent transformé en évaluation au détriment d’un véritable dialogue constructif.
Sans partir en guerre contre l’entretien, dans certaines entreprises, il devient le moment propice pour aider les managers à redéfinir et atteindre leurs objectifs en réfléchissant sur les moyens, les parcours de formation ou de coaching. Dans ces conditions, l’entretien ne se fait pas à date fixe. Ce qui est primordial pour conduire un entretien réussi, c’est de définir justement les attentes de chacun, que les collaborateurs puissent s’investir dans les projets de l’entreprise ou des collègues et par ricochet de favoriser l’esprit d’innovation en valorisant l’esprit d’initiative.
Ainsi, quand vous préparez les entretiens de vos collaborateurs, prenez le temps de noter pour chacun d’eux les réussites et les axes d’amélioration que vous avez remarqués. Cette note personnelle aura un effet très bénéfique sur leur motivation en montrant que vous vous intéressez individuellement à chacun.
Les règles d’or d’un entretien réussi :
1/ la préparation
Calez la date au moins 1 mois avant, à la fois pour vous permettre de vous préparer et de laisser le temps à vos collaborateurs de se préparer également.
Ne décalez jamais la date, quelle qu’en soit la raison. Pour faciliter votre agenda, bloquez-vous des journées ou des ½ journées pour réaliser les entretiens.
Informez vos collaborateurs de l’objectif et de l’intérêt de l’entretien lors de la prise de rendez-vous. Surtout si vous avez à faire à de nouveaux employés, certains ont pu vivre des moments stressants ailleurs, il est bon de les maintenir dans une attitude positive dans ce laps de temps.
2/ l’entretien
A/ Préambule
Il est primordial, encore plus que pour toute autre réunion que vous ne soyez jamais interrompu pendant l’exercice. Ne prenez pas d’ordinateur, coupez le tél et fermez la porte
Affichez sur la porte du bureau un écriteau :
« entretien en cours, ne pas déranger »
Prévoyez une durée max à ne pas dépasser, et prenez soin de laisser le temps nécessaire pour que votre collaborateur s’exprime. Attention à ne pas vous faire embarquer sur des discussions glissantes, l’entretien ne doit pas devenir le bureau des pleurs ou prétexte à des revendications. Pour cela l’entretien doit démarrer par l’explication du déroulé et des objectifs précisés lors de la prise de rendez-vous. Recadrez si nécessaire.
B/ Commencez par exprimez ce que vous avez noté en points de satisfaction, les progrès, l’attitude, les réalisations positives. Ce sera bien plus simple d’établir un climat de confiance si vous commencez par valoriser votre collaborateur. Il pourra plus facilement se livrer, vous communiquer ses besoins, ses envies, ses idées s’il est mis dans une atmosphère constructive.
Que ce soit pour des remarques positives ou des demandes d’améliorations, soyez factuels, sans aucun jugement de valeur. Si vous estimez que votre collaborateur doit être plus impliqué, vous devez lui exprimer ce qui vous amène à ce fait. Et surtout en quoi c’est important pour vous qu’il en prenne compte. Un entretien est un condensé de communication non violente. Je vous invite à vous référer à la vidéo sur le sujet.
Prenez également en compte que si vous faites 9 compliments et une seule remarque négative, vos collaborateurs vont retenir principalement cette dernière. Sachez l’amener avec subtilité.
De quoi parle t’on ?
Des éléments importants : des objectifs bien sûr, de la performance et surtout du développement du collaborateur. Ce dernier point est souvent négligé pourtant il doit faire partie d’au moins 1/3 de la durée de l’entretien.
L’erreur fréquente est de parler de trop de sujets,
Seulement 4,8% des entreprises s’intéressent au développement de leurs collaborateurs
Focalisez-vous principalement sur ce dernier point. Encore une fois, recadrez si nécessaire lorsque les discussions divergent sur d’autres sujets. Ce n’est pas le moment de régler le problème de la couleur du papier toilette ou de l’haleine des voisins.
C/ clôture
Terminez également par un objectif ou une action développée en commun. Je rappelle que les objectifs des entretiens doivent suivre le modèle SMART :
- Spécifiques : propres au collaborateur
- Mesurables : vous devez être en capacité de mesurer le résultat
- Atteignables : N’espérez aucune implication si la barre est trop haute. Personne ne se fatiguera pour courir après des chimères
- Réalisables : les objectifs doivent respecter les compétences et entrer dans le champ d’application de la personne
- Définis dans le Temps : Un objectif non daté est un souhait, pas un objectif.
Rien de tel pour engendrer de la motivation et de l’énergie que de partir sur de nouvelles pistes ou de conforter celles qui fonctionnent. En validant les points ensemble, vous amènerez vos collaborateurs sur une piste tracée sur laquelle ils se sentiront en confiance pour avancer.
Pensez surtout à remercier vos collaborateurs pour la qualité des échanges et le temps pris pour le réaliser.
Motus et bouche cousue !
Vous n’avez qu’une seule chance de mener un entretien réussi. Cela passe par le climat de confiance que vous aurez instauré. Ne trahissez jamais les propos tenus pendant cet entretien. Il est quasi impossible de regagner une confiance perdue.
3/ Après l’entretien
L’entretien est une chose, son suivi dans le temps la véritable vocation de l’exercice. Formalisez le compte-rendu, suivez les actions régulièrement pour vérifier leur avancement. Vous serez mis devant le fait accompli et challengé au travers de tout ce qui aura été dit. Ne le prenez pas à la légère, vous serez responsable des engagements réciproques. Par exemple si un plan de formation a été prévu, assurez-vous qu’il ait lieu dans le délai prévu. Soyez donc très factuel sur vos engagements et leur suivi.
Seulement 29% des entreprises suivent l’évolution des objectifs d’entretien.
C’est très insuffisant d’envisager un changement de poste ou une augmentation de salaire conditionnés à des évènements extérieurs au collaborateur. Année après année si les objectifs restent les mêmes, il est évident que vous aurez une preuve factuelle que l’exercice n’aura servi à rien, vous risquez de perdre l’implication de vos collaborateurs pour l’exercice et de générer un climat de défiance vis-à-vis de vous.
Des pistes innovantes pour renforcer l’impact de l’entretien individuel ?
Vous pouvez le constater, nous vivons une époque qui exige performance et adaptabilité. Ainsi, rencontrer son manager une fois par an ne suffit plus pour ajuster les objectifs, évaluer les résultats, encourager et féliciter.
Selon l’organisation, il devient judicieux de procéder à des entretiens plus réguliers en continu, opter pour un système plus simple, flexible et proche des salariés, privilégier les données plutôt que les hypothèses et surtout, transformer l’entretien de performance en un entretien de développement.
Pourquoi ne pas réaliser des entretiens d’une heure chaque trimestre ? Vous pourrez vous concentrer sur l’activité de cette période et réajuster plus finement les besoins plutôt que d’attendre parfois plusieurs mois pour lever une difficulté. Le maitre mot d’un monde en évolution est l’AJUSTEMENT. Gardez de près votre objectif à long terme, pour y arriver, vous devrez nécessairement changer d’itinéraire au gré de vos actions, des besoins du marché, de la concurrence et de l’innovation.
Personnellement j’ai même connu une entreprise dans laquelle je devais moi-même fixer mes objectifs. La démarche est très déstabilisante la première année, mais je peux vous assurer que le suivi en sera bien plus rigoureux et puisque c’est le collaborateur qui s’engage, il aura à cœur d’y parvenir.
90% des entreprises qui ont revu leur système d’évaluation de la performance ont constaté un meilleur niveau d’engagement chez leurs collaborateurs.
Le saviez-vous ? Les spationautes sont évalués chaque année avec le processus CHARME :
C pour Congruence
H pour Humilité
A pour Assertivité
R pour Rigueur
M pour Motivation
E pour Engagement
Ces 6 critères sont jugés avec une égale importance. Certaines entreprises l’ont adapté à leur tour pour valoriser autant la performance liée aux résultats que l’état d’esprit des collaborateurs.
Ces modes d’évaluation encouragent les comportements plus collaboratifs, car ces nouvelles manières de faire s’intéressent davantage à la performance collective. Le but n’est pas de mettre en concurrence les salariés comme on le voyait avec ces systèmes où il fallait classer les uns et les autres, et identifier les 10 % les plus prometteurs. Profitez-en pour communiquer une fois de plus le sens de l’entreprise et comment le collaborateur à sa manière contribue à respecter les valeurs de l’entreprise. Vous renforcez son attachement bien plus que son attachement à son salaire.
Notez bien que l’entretien doit servir à combler les cases hautes de la pyramide de Maslow (Besoins d’appartenance, besoins d’estime et besoin de s’accomplir).
S’il n’y avait qu’une seule question à laquelle vous allez devoir chercher une réponse lors des entretiens sans jamais pouvoir la poser c’est :
Pourquoi vous levez vous chaque matin pour venir travailler ici et comment allons-nous procéder pour que vous continuiez à le faire?
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